システム運用手順書の必要性と必ず入れるべき項目

新しい家電製品や機械を購入しても、取扱い説明書がないと上手く使うことができない場合があります。とりあえず試行錯誤しながら使えることもありますが、正しい使い方ができているのかどうかは何とも言えません。企業でのシステム運用についても同じことが言え、システムを正しく運用するためには、手順書は欠かせないものの1つです。ここでは、システム運用手順書の必要性や必ず入れる項目などをご紹介いたします。

システム運用手順書が必要な理由

システム運用手順書の必要性としては、単にシステムの使用方法を通知する以外にも、以下のようなことが挙げられます。

SEが対応する範囲を前もって定めることができる

運用手順書にはシステムの使用方法だけでなく、責任や対応の範囲を記載することもできます。例えば「ここからここまではSE（システムエンジニア）の仕事の範囲」という具合に、どこまでが対応できる範囲かを設定できるため、後になってから責任の所在でトラブルになることを回避することができます。

顧客は問題が発生したときに迅速に対応することができる

システムにトラブルや問題が発生した場合でも、運用手順書を確認することで迅速に対応することができます。例えばスタッフが少ない夜間や休日にトラブルが起きたりした場合でも自己解決できる可能性が高まります。

誰がやっても同じ運用方法になる

スタッフによって運用方法や使用方法が違うといったこともなく、誰もが正しい方法でシステムを運用することができます。

システム運用手順書に盛り込むべき項目

システム運用手順書には、単に使用方法を記載するだけでなく、いくつかの内容を項目立てて表記することが重要です。主な項目としては以下のようなものがあります。

運用管理ポリシー

運用のプロセスやセキュリティポリシー、承認方法など、会社で定められている運用管理ポリシーを記載します。

運用ルール

運用管理ポリシーに基づいた個々の運用ルールを記載します。誰が扱うことができるのか、どこまで扱うことができるのか、責任の所在やルール、約束事などを記載します。

運用手順

実際のシステムの運用や作業手順を、上記の運用管理ポリシーやルールに則って記載します。

運用手順書といえば、運用手順だけをイメージしている方も多いと思いますが、さまざまなルールやポリシーを一緒に記載するのが必要と言えるでしょう。

システム運用手順書の作成時のポイント

システム運用手順書は、顧客側で使用されます。作成時のポイントとしては、わかりやすくすることが大切で、顧客から見て使いやすい手順書になるように意識してください。

まず、誰が見ても理解しやすいような構成を考えます。そして、顧客の知識レベルに合う内容に設定します。顧客側のスタッフの中には、専門的なIT知識を持っていない人もいますから、専門用語を使った難しい文章などにはせず、図解や写真なども入れながら易しく説明することが大切です。

さらに、使用者が必要としている項目を入れることも重要です。本当に知りたいこと、解決したいことを使用者側の立場になって作成するように心掛けてください。

このようにシステム運用手順書は「自分が使いやすいように」ではなく、「誰でも使いやすいように」ということを考えて作成することが重要です。上記の内容を参考にシステム運用手順書を作成してみてください。

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