RPAとは?メリット・導入方法を解説

RPAとは

RPAは、Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略で、人間がコンピューターを使って行っている業務を自動化する技術のことです。
これまで、コンピューターやロボットによる作業の自動化は、主に工場や倉庫などで活用されてきましたが、RPAはオフィスで働く人たちの業務を対象にしたものです。
日本は世界的に見ると、オフィスワーカーの生産性が低いと言われています。その解決策としてもRPAが注目されています。

RPAの定義

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は「ロボティック」となっていますが、いわゆる「人型ロボット」のようなものがデスクに座って業務を行うわけではありません。この場合のロボットは、コンピューター内に存在するソフトウェアです。高度なソフトウェアを使って、コンピューターで行っている作業を自動化することとも言えます。
例えば、フォルダ内に置かれたExceを開いてデータをコピーして基幹システムにペーストしたり、各店舗からメールで送られてきたデータを集計してグラフにまとめるなど、オフィスワーカーは日々、コンピューターを使って、さまざまな作業を行っています。
そうした作業の中でも、特に定型的な業務を自動化し、効率化するのがRPAです。姿は見えませんが、オフィスワーカーのためのロボットであり、「仮想知的労働者(バーチャル・デジタルレイバー)」などとも呼ばれています。

RPAの仕組み

RPA(Robotic Process Automation)の仕組みは、新人に業務を教える場面を想定するとわかりやすいでしょう。新人にはまだ業務の目的や意味は理解できないかもしれません。ですが、「このファイルを開いて、ここからここの項目をコピーして、こっちのファイルにペーストして……」という具体的な作業は教えることができます。
そうした作業手順を整理したものをPRAでは「シナリオ」と呼びます。このシナリオに従ってPRAのロボットが作業を進めていきます。

RPAのメリット

オフィスワーカーの生産性を向上するRPA。メリットを具体的に見ていきましょう。

メリット①:ルーティン作業からの解放

オフィスでの仕事には定型的なルーティン作業があります。重要なデータを扱う業務でも、作業自体は単純なこともあります。RPAはそうしたルーティン作業、単純作業から解放してくれます。むしろルーティン作業こと、RPAの得意分野。人間が行うよりも圧倒的なスピードで、何時間でも続けることができます。

メリット②:生産性向上

ルーティン作業、単純作業をRPAに任せることで、人間はより付加価値の高い仕事に専念することができます。RPAがルーティン作業を休む必要もなく、常に同一のクオリティで遂行し、一方で人間は人間にしかできない作業を行う。2つを組みあわせることで、単純作業のミスは減り、クリエイティブな業務のクオリティは向上する。全体としての生産性は大きく改善します。

メリット③:コスト削減

RPAでルーティン業務が自動化できれば、より効率的な人員配置が可能になります。人の手を本当に必要としている場所に集中的に人員を配置し、ルーティン業務はRPAでカバーする。仮に業務量が増えたとしても、RPAならリソース追加も簡単です。業務をこなすために急いで人員を投入したり、残業する必要もなくなり、コストが削減できます。

メリット④:現場ニーズに即したシステム

これまでオフィスワーカーが使う業務システムは情報システム部門が開発し、現場のニーズに合っていないことも少なくありませんでした。RPAでは、シナリオづくりは実際に作業を行う現場が主導して行います。現場でなければシナリオ化はできません。エンドユーザーが進める自動化とも言えます。
つまりRPAなら、現場のユーザーが使いやすいシステムが実現します。仮に作業内容に変更が生じた際も従来よりも比較的簡単に修正することができます。

RPAとAIの違い

業務の自動化と聞くと、AI(人工知能)を思い浮かべる人もいるかもしれません。RPAとAI(人工知能)は大きく違います。

違い①:AIは判断する、RPAは判断しない

AIは「Artificial Intelligence」の略であり、ご存知のとおり「人工知能」という意味です。AIは大量のデータを読み込むなどの学習を通して、法則や判断基準を見つけ出していきます。
一方、RPAは人間が定めたシナリオに従って、自動的に作業を行うシステムであり、仕組みです。RPAは法則や判断基準を見つけたりしません。ただし、RPAにAIを組み込んで、自律的な判断を行うRPAもあります。

違い②:RPAはエラーに対応できない

AIが知能だとすれば、RPAは手足と言えます。シナリオという指示書やAIという脳からの指示に従って、作業を手順どおりに進めるのがRPAです。
そのため、万一、データなどに何らかの突発的なエラーや不備があっても、それに対応することはできません(エラーへの対応策がシナリオ化されていれば別です)。
退社する前にRPAを動かし、翌日、RPAが処理したデータをもとに業務を進めようとしたら、データの不備があり、途中でエラーになっていた。そうした事態は起こりえます。
作業のスピードは早く、ミスもしない優秀な「デジタル社員」ですが、臨機応変な対応は苦手です。

RPAの選び方

RPAは注目の分野であり、新しい分野です。また企業によって業務内容は異なり、自社の実情にあったRPAを選ぶ必要があります。RPAの選び方を見ていきましょう。

ポイント①:自社の業務に合っているか

まず一番に行うべきことは自動化したい業務を明確にします。RPA選びはここがスタート地点となります。自動化したい業務の内容、規模、どのような状態までRPAで行うかなどを明確にし、最適なRPAツールを選びます。
RPAはすでにご紹介したように、手足です。人間、つまり使う人がRPAにやらせたい業務をシナリオ化できないことには始まりません。

ポイント②:効果とコストは見合っているか

RPAを導入して得られる効果とRPA導入のコストを考えます。導入効果は単純な業務量の削減だけでなく、ルーティン作業から解放されたことで得られる効果もあります。複雑で、大量の業務を自動化するとなると、コストもかかります。RPA導入以前に業務自体の見直しを行った方が効果的な場合もあります。

ポイント③:拡張性はあるか

RPAは一度導入してしまえば終わりというわけではありません。ビジネス環境の変化により、扱うデータは変わり、RPAで自動化したい業務も変わります。そうした際にシナリオや設定の変更がすぐ可能なのか、データの追加や手順の追加がどこまで可能なのかを見極める必要があります。

ポイント④:サポート体制は

RPAツールには海外製品もあり、機能は優れているがマニュアルや設定が英語になるものもあります。またエンドユーザーが主導でシナリオづくりや設定を行う場合は、しっかりとしたサポート体制が期待できるツールを選ぶと良いでしょう。

ポイント⑤:クラウドか、自社運用か

RPAツールには、クラウド型と自社運用型(オンプレミス型)があります。クラウド型は導入コストが低い、すぐに利用できるなどのメリットがありますが、Webブラウザを使うことが前提となるため、自動化できる業務がWebブラウザベースの作業に限定されるなどのデメリットがあります。
一方、自社運用型(オンプレミス型)は、自社でさまざまにカスタマイズが可能ですが、導入コストがかかる、詳しい人員が必要になるなどのデメリットがあります。

RPAの導入手順

オフィスワーカーの生産性向上の切り札となるRPA。最後に導入手順をご紹介します。

1. 業務プロセスの洗い出し

自動化する業務の手順、プロセスを洗い出します。特に、これまで業務を担当してきた人が無意識に行ってきたような手順を明確化し、可視化することが不可欠です。また、すべてのプロセスを自動化できるわけでもありません。どこが自動化できるのか、あるいはどこを自動化することが最も効果的かを検討します。

2. エラー対応やセキュリティの確認

前述したようにRPAは手足であり、データの不具合など突発的なエラーには対応できません。そうした際にアラートを送る、あるいはエラーが起きた作業は中断して、別の作業を行うなどの手順をあらかじめ検討しておきます。またクラウド型のツールを利用する場合は、セキュリティ対策を確認しておきます。

3. 基本操作の習得と社内への展開方法の検討

RPAツールはコンピューターやITシステムに詳しくない人でも使えるように工夫されています。ですが新しいツールや仕組みに抵抗感を示す人や習得に時間がかかる人もいます。
RPA導入の効果を生かすために、導入前から社内で基本操作の使い方などの研修を行い、また導入の成果を確認できる仕組みを作るなど、社内への展開方法について検討します。

4. 本格導入

実際にRPAの利用を開始するにあたっては、重要度の低い、小規模な業務から実験的にスタートさせるなど、段階的に導入し、実際の使い方や問題点などを把握していきます。利用を開始してから、しばらくは調整が必要になるでしょう。
RPAの利用が軌道に乗ったら、RPA導入前と導入後の業務効率化などの効果を評価し、さらなる改善につなげます。

オフィスワーカーの生産性向上の第一歩に

これまで日本はモノづくりの現場では徹底した効率化が行われ、世界をリードしてきました。RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の登場で、ようやくオフィスワークの生産性向上や効率化に焦点が向けられています。
コンピューターに任せられる業務はコンピューターに任せ、人間は人間にしかできない業務に注力する。RPAは企業が自社の強みを発揮し、社員がよりクリエイティブな業務に注力するための大きな武器になります。

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