PMOとは　役割やPM・プロジェクトリーダーとの違い、導入のメリットなどを解説

PMOとは

PMOとは「Project Management Office（プロジェクトマネジメントオフィス）」の略で、プロジェクトマネジメントをする部門のことです。企業などでプロジェクトを進める際に、部署の枠を超えてプロジェクトの支援を行います。

PMOの役割は？

PMOの存在は、プロジェクトの成否に関わります。というのも、PMOの仕事を一言で表すのであれば、「品質・進捗管理担当者」だからです。とくに大規模なプロジェクトでは、PM（プロジェクトマネージャー）一人がプロジェクトすべての工程を管理するのは不可能に等しいことです。PMOはPMの代わりに個別のプロジェクトの進捗などを管理し、スムーズなシステム開発ができるよう調整する役割があります。

また、PMをはじめ、プロジェクトに参加する個々のメンバーが、パフォーマンスを発揮できる環境を整えること、プロジェクトを動かすPMの重要な業務である意思決定に集中できる体制を整えることもPMOの役割です。

PM・プロジェクトリーダーとの違い

PMOと混同されがちな言葉に、PMとプロジェクトリーダーがあります。

PMOとPMの違いは、マネジメント権限の大きさです。PMOはプロジェクト全体の一部をマネジメントするのに対し、PMは全体をマネジメントします。

PMOとプロジェクトリーダーの違いは、管理業務の範囲です。PMOは、プロジェクトに合った管理手法を立案し、プロジェクトリーダーに管理を促してマネジメントに役立てます。一方、プロジェクトリーダーはプロジェクトを成功に導くため。プロジェクト内に範囲を限定して管理するのが業務です。

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PMOの必要性とは？

PMOを設置しなくても、プロジェクトは遂行することができます。しかし、大きなプロジェクトを進める上で、PMだけで多くの人々やチームをマネジメントするのは困難です。また、PMが社内の人材から選ばれた場合、マネジメントのプロではないためパフォーマンスの高低のほか、スキルの偏りが出る可能性があります。その点、PMOはマネジメントのプロ集団です。プロならではの知識や能力で、PMのスキルを補うことができるのです。PMをサポートしてプロジェクトを円滑に進めるためにも、PMOは必要なのです。

PMOを導入するメリットとは？

PMOを導入するメリットはおもに3つあります。見ていきましょう。

メリット①正確かつ迅速な意思決定ができる

PMの本来の業務は意思決定です。PMOはそれをサポートし、さまざまな価値をプロジェクトに提供します。全社レベルでPMOを導入すれば、意思決定や判断を正確かつ迅速にできる能力を組織が身につけることにつながるのがメリットです。

メリット②システムの進捗を徹底管理できる

大規模なプロジェクトでは、プロジェクトに参加する人の数も増えます。そうすると、PM一人ではマネジメントできない可能性があります。PMOを導入すれば、システムの進捗を徹底管理できるのもメリットです。

メリット③社内のしがらみに影響されにくい

どんな企業にも社風があり、上下関係や相性などの人間関係も存在します。これらの社内のしがらみは、プロジェクトに悪い影響を与えることもよくある話です。しかし、外部のPMOを導入することで、そういったしがらみに影響を受けず、プロジェクトを進めることができます。

PMOを導入するデメリットとは？

PMOにはメリットがある一方、デメリットもあります。デメリットも知っておきましょう。

デメリット①コミュニケーションが不十分

PMだけでプロジェクトが十分管理できていてPMOが邪魔に感じたり、PMOが進捗管理を重視しすぎて全体の課題などが見えていない場合など、偏ったマネジメントになっている場合は、コミュニケーション不全になりがちです。これが、PMOを導入することによるデメリットのひとつとして挙げられます。

デメリット②他部署への関心がない

PMOが機械的に厳しくプロジェクト管理してしまうと、各部門が保身に走ることがあります。そうなると、担当の曖昧な部分には誰も手をつけず、プロジェクトが進まないどころか大炎上する可能性もあります。

他部署への無関心は、プロジェクトを進める上でいいことがひとつもありません。PMOは各部署の調整役として高いコミュニケーションが必要となるのです。

PMOの導入を迷ってしまう主な理由

メリットがあるPMOの導入ですが、いざ導入しようと思っても躊躇してしまう経営陣もいるようです。その理由を解説していきましょう。

理由①コストがかかる

PMOを導入するには、社内の人材でPMOを組織する場合と、外部からPMOを採用する場合があります。社内の人材でPMOを組織する場合は、人材の育成に時間とコストを要するのがネックです。一方、外部から採用する場合もコストがかかります。どちらの場合にせよ、コストがかかることから、PMOの導入を迷ってしまうことが多いようです。

理由②ツールの活用で済む

現在では、さまざまな会社からプロジェクト管理ツールが提供されています。高機能なものも多く、それを使えばわざわざPMOを導入することもないと考えている人も多いです。しかし、ツールでは補いきれず、成果につながらないこともあります。成果に結びつけるには、PMOの導入が必要となるのです。

理由③導入の目安がわからない

いつ、PMOを導入すればよいのか、踏み切るボーダーラインはどこにあるのかも悩んでしまう理由のひとつでしょう。PMOはプロジェクトの大きさに関わらず導入すればメリットが必ずあります。また、迷っているようなら、一度試しに使ってみて判断するのもおすすめです。

PMOを導入すべきケース

PMOを導入すべきケースやプロジェクトは次のとおりです。

・大規模プロジェクトの開発
・プロジェクトへの参加人数が多い
・一定以上の規模の会社
・PMのスキルや能力に不安がある場合

PMOのプロジェクトへの関わり方とは？

PMOはどのようにプロジェクトに関わるのか解説します。

1：システム導入プロジェクト

システム導入プロジェクトの体制には、
・プロジェクトのオーナー（発注者）
・プロジェクトを請け負うベンダー（一次受注者）
・システムを開発する情報システム会社（二次受注者）
といった、3社または4社体制となることがあります。PMOは、プロジェクト体制のすべての会社と契約する可能性があり、どの組織に対しても実行を支援し、関わります。

2：新規事業開発プロジェクト

新規事業開発のプロジェクトにおいてPMOは、PM（プロジェクトの責任者）の実行支援をしつつ、プロジェクトメンバーである事業部、営業部、開発部などの各部門と連携してそれぞれの利害関係を調整します。

3：組織改革プロジェクト

組織改革プロジェクトでは、PMOはPM（役員あるいは事業本部長クラス）のサポートに入ります。また、各部門の事業部長クラスをサポートするためにPMOが関わることもあります。

PMOの種類は？

PMOにはいくつか種類があります。それぞれの概要を説明していきましょう。

1：プロジェクトアドミニストレーター®（PJA）

プロジェクトに関連して生じるさまざまな管理業務や庶務的な作業を担当するポジションが「プロジェクトアドミニストレーター®（PJA）」です。具体的には、スケジュールの更新や、会議の準備、必要な情報の管理などです。これらの業務を引き受けることで、メンバーが効率良く動ける環境を整える役割があります。

2：プロジェクトコントローラー®（PJC）

「プロジェクトコントローラー®（PJC）」は、PMが意思決定するのに必要な情報をすぐに得られるよう、環境を整える役目です。このポジションは、プロジェクト現場においてPMO機能の中核を担います。

3：プロジェクトマネジメントアナリスト（PMA）

「プロジェクトマネジメントアナリスト（PMA）」は、PMやチームリーダーの相談役的な役割や、PJCから上げられたデータをもとに分析やプランニングを担い、リスクマネジメントを行うポジションです。

4：プロジェクトマネジメントコンサルタント（PMC）

PMの参謀としてプロジェクト全体を俯瞰し、リードする役割が「プロジェクトマネジメントコンサルタント（PMC）」です。PMのメンターとしての役割やPMO全体の統括も行います。そのほか、経営層へのレポートと意思決定支援、プロジェクトの将来を見据えたプラン構築なども行うポジションです。

PMOに求められるスキル・必要な資格とは？

ここでは、PMOに必要なスキルや取得しておくと役立つ資格を紹介します。

スキル

PMOはさまざまな人と関わります。そのため、コミュニケーション能力は必須です。また、効率的かつ円滑にプロジェクトを進め、遂行させるために、調整力、忍耐力、ロジカルシンキングなどのスキルも求められます。

関連リンク：https://www.brain-gate.net/content/column/system-program-pmo-skill/

資格

PMOにおすすめな資格には、次のようなものがあります。
●PMOスペシャリスト認定資格
日本PMO協会が認定する資格です。資格を取得すれば、PMO業務で習得すべき知識の習得を証明できます。
関連リンク：PMOスペシャリスト™認定資格

●プロジェクトマネージャ試験（IPA）
PMやPMOを目指す人に最適な試験が「プロジェクトマネージャ試験」です。プロジェクトの目的の実現に向け、プロジェクトマネジメント業務や役割の知識・実践能力が問われます。なお、この試験は難易度が高い試験です。
関連リンク：https://www.jitec.ipa.go.jp/1_11seido/pm.html

●PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）
「PMP」は、プロジェクトマネジメントに関する国際資格です。米国のプロジェクトマネジメント協会であるPMIが認定します。受験するにはプロジェクトマネジメントの実務経験が必要です。
関連リンク：https://www.pmi-japan.org/pmp_license/

PMOに向いている人

PMOに向いている人は、次のような特徴があります。
・気配りのできる人
・コミュニケーション能力に長けている人
・交渉力がある人
・マネジメント力が高い人

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https://www.brain-gate.net/project/search?jt_ids[]=1

PMOを導入してプロジェクトを成功させよう

PMOを導入すれば、プロジェクトを円滑かつ迅速に進めることができます。「プロジェクトを確実に進めたい」「プロジェクトの進み具合が芳しくない」というのであれば、PMOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。