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エンジニアが非エンジニアとのコミュニケーションを円滑にするポイント

エンジニアが非エンジニアとのコミュニケーションを円滑にするポイント

エンジニア同士がコミュニケーションを取る場合、プロジェクトの進捗や問題点の共有、意見交換などを意識することが多いようです。その際には共通の知識がありスムーズに意思疎通が図れるかもしれませんが、非エンジニアとコミュニケーションを取る場合、普段から使用している言葉が一致していないので、伝わる会話を意識しなければなりません。
そこで今回は、エンジニアが非エンジニアとのコミュニケーションを円滑にするポイントを解説します。

エンジニアと非エンジニアの会話で起こり得ること

エンジニアと非エンジニアの会話のずれには、一定のパターンがあります。まずは、よくある会話の食い違いをみていきましょう。

できることできないことの認識が合っていない

ソフトウェアの制作を外注で済ませる企業に多いパターンとして、非エンジニアだけでソフトウェアの仕様を決定してしまうことがあります。このような場合、技術的に困難なものを仕様に組み込んでいることがあります。

作業の重さの認識が合っていない

非エンジニアには、ソフトウェアの作業負荷がイメージしづらいものです。
例えば、ソフトウェアの操作イメージであれば、1日で完成することも多いです。非エンジニアにそのようなイメージを見せた場合、ソフトウェアの完成間近だと勘違いされてしまうことがあります。
しかし、実際には内部処理・単体テスト・結合テストなど、多くの工程を必要とします。そこで、なぜ多くの工数が必要になるのかを、非エンジニアにもわかりやすい言葉で伝えるスキルが必要になるのです。

言葉のニュアンスが合っていない

エンジニアに「できるか否か」を聞いた場合、「技術的に可能か不可能か」という意味になります。しかし、非エンジニアの人がエンジニアの人にできるか否かを聞く場合、「すぐにできるか?」という意味も含まれていることがあります。
「できるはずだったのに、いつになったらできるんだ」と言われてしまわないように、抽象的な言葉を具体的に聞き返す癖を身につけましょう。

エンジニアと非エンジニアの会話を円滑にするポイント

ここからは、エンジニアと非エンジニアの会話を円滑にするためのポイントを解説します。以下のポイントを面倒くさいと思わずに実践してみましょう。これが結果的に認識のずれを減らし、余計な作業をなくすことにつながるのです。

知識がない非エンジニアに対して歩み寄る

エンジニアなら知っている知識でも、非エンジニアにはわからないものです。例えば、ウォーターフォールモデルで開発するといっても、非エンジニアには何のことか伝わりません。
この場合、「水が上流から下流に流れるように、要件定義、設計、実装、テスト、運用という手順で開発しようと思っています」のようにうまく例え話を活用しながら伝えることによって、非エンジニアにとっても伝わる説明になります。

出来上がりのイメージを合わせる

非エンジニアにとっては、内部処理よりもソフトウェアの操作画面が大事です。完成後に「描いていたイメージと異なる」と思われないように、開発中も完成図のイメージ合わせを行ってください。

議事録をとる

同じ話をしていても、それぞれの認識が異なることがあります。特にエンジニアと非エンジニアでは、普段使用している言葉の違いから、認識がずれることが頻繁にあります。
こうならないために、議事録を取ることを徹底しましょう。議論の内容を明文化することによって、会議内容の認識を合わせることができます。

相談時間を区切る

開発作業は集中力を必要とするため、開発中に質問や相談を受けると作業が捗らないものです。しかし、非エンジニアは常に一定のペースで開発できると考えていることがあります。
そこで、非エンジニアに対しての相談時間を明確に区切る方法があります。重要度の高いものと低いものを切り分け、重要度の低い相談についてはあらかじめ時間を区切って相手に伝えることで一定の時間内にまとめましょう。
すると、作業に集中できる環境が整い、お互い余裕のあるコミュニケーションが取れるようになるのです。

エンジニアと非エンジニアが円滑にコミュニケーションを取るためには、お互いの立場、理解度の違いを意識することが大切です。コミュニケーション力を磨くというだけではなく、やり取りのフローを見直すことでも改善が可能ですので、ぜひ今回挙げたような方法を試してみてください。

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